Kuka jaksaisi raporttia? Vinkit vuosikertomuksen tekemiseen

Kuka jaksaisi raporttia? Vinkit vuosikertomuksen tekemiseen

Vuosikertomus ja vastuuraportti maistuvat sanoinakin hieman pölyisiltä. Sitä ne usein ovatkin: prosenttilukuja, tilastoja ja kunniakkaan kuuloista selostusta toimitusjohtajalta siitä, miten arvoista on pidetty kiinni.

Raportointi on monella alalla pakollista eikä siihen panosteta sen enempää kuin on ihan välttämätöntä. Vuosikertomusten ja vastuuraporttien sisällössä on kuitenkin monesti arvokkaita viestinnän timantteja, jotka kaipaavat vain hieman tomuttamista, jotta kiilto saadaan esiin. Näistä asioista kannattaa kertoa tavalla, joka herättää lukijan mielenkiinnon – onnistunut raportointi voi olla yksi luottamusviestinnän keino.

Miten raportoida kiinnostavasti?

Lähde liikkeelle luovasti. Raportin ei ole pakko olla omien verkkosivujen pimeimpään nurkkaan piilotettu pdf-nivaska, vaan se saa olla feature-artikkeleita, videoita, värikkäitä graafeja ja vaikka podcast-sarja. Nosta esiin oman yrityksesi toiminnan kannalta oleelliset tapahtumat ja luvut sekä niiden merkitys – unohda raportointi raportoinnin vuoksi.

Kysy itseltäsi: miksi? Pelkkien listojen tekeminen tai tilastojen esittäminen ei ole järkevää, jos lukijalle ei kerrota, miksi pidätte esitettyä tietoa tärkeänä. Kerro tiiviisti ja korosta kerrottujen asioiden merkitystä juuri teidän yrityksenne kannalta. Mieti myös, millä perusteilla valitset raportoitavia asioita – pitääkö kaiken vaikuttaa hattaraiselta vai kerrotaanko asioista rehellisesti ja avoimesti. Sattuiko raportointijaksolla jotakin ikävää? Mitä siitä seurasi, opittiinko jotain? Älä piilottele vastoinkäymisiä, vaan kerro, miten niistä mentiin tai aiotaan mennä eteenpäin.

Näe mittakaava. Asioiden merkitystä ei pidä paisutella verhoilemalla sisältöä hölynpölyyn. Ei siis näin: ”mullistava uunipohjainen innovaatiomme kiihdyttää kehitystä ja asettaa uudet standardit leivontaprosesseihin”, vaan näin: ”käytämme paistaessa nykyään höyryä, joten hiivaleivän kuori on aiempaa rapsakampi”. Kukaan ei tee jatkuvasti häikäiseviä keksintöjä ja uudista alaa. Se ei haittaa. Jos joka asian tarjoilee kuin kyseessä olisi maailman ihmeellisin asia, ei se hämmästyttävä innovaatiokaan tunnu enää miltään, kun sellaisen joskus saa aikaiseksi. Ei ole myöskään syytä jättää vaatimattomammaksi koettua kehitystä kertomatta – pitää vain muistaa liittää siihen merkitys: miksi muutos tehtiin ja mitä hyötyä siitä on. Pienilläkin ideoilla on väliä! Yrityksen koosta riippuen kerrottavaa voi tosin kertyä liikaakin, jos kaikki pienetkin sattumukset haluaa liittää mukaan. Sopiva mittakaava on haettava oman toimialan ja kokoluokan mukaan.

Näytä konkretiaa. Raportissa ei pidä jättää kerrontaa arvojen ylätasolle tyyliin: ”Työntekijöiden hyvinvointi on meille tärkeää”. Kerro, miten asia on konkreettisesti huomioitu toiminnassa ja millaisia tekoja hyvinvoinnin edistämiseksi on tehty: onko parhaasta kahvimerkistä järjestetty äänestys, kotitoimistoihin viety ergonomiset työtuolit tai kaikille tarjottu hammastarkastus? Kerro siitä, mielellään kuvien kera!

Ole ymmärrettävä. On taitolaji kirjoittaa monimutkaisista asioista niin, että jokainen ymmärtää. Sidosryhmäsi edustajat voivat olla monenlaisten yhteisöjen edustajia, eikä kannata luulla, että esimerkiksi kaikki yrityksesi ydinalaan kuuluvat termit ja säädökset ovat samalla tavalla kaikille tuttuja. Kaiken sisällön paras mittari on se, jaksoiko joku lukea, katsoa tai kuunnella sen, ja saiko vastaanottaja jotakin irti siitä. Hyvä sisältö aukeaa helposti, ja sen kuuluu vaatia ponnisteluja vain tekijältään, ei koskaan vastaanottajaltaan. Tämä on niin tärkeä asia, että sanon sen vielä kääntäen: asiantuntijuutta ja älykkyyttä ei osoiteta vaikeiden sanojen määrällä ja virkkeiden pituudella.

Jos kaipaat apua kiinnostavamman vuosikertomuksen ja vastuuraportin tekoon, ole yhteydessä Pilgrimin tekijöihin! 

Edelmanilta tuore päivitys Luottamusbarometri-tutkimuksesta

Edelmanilta tuore päivitys Luottamusbarometri-tutkimuksesta

Pilgrimin affiliaattiemo Edelman on julkaissut uuden päivityksen Luottamusbarometri-tutkimuksesta. Edelman Intelligence toteutti tutkimuksen 15.-23.4.2020. Tutkimus kattoi yli 13 200 vastaajaa 11 maasta, jotka olivat Kanada, Kiina, Ranska, Saksa, Intia, Japani, Meksiko, Saudi-Arabia, Etelä-Korea, Iso-Britannia ja Yhdysvallat. Keskeisin muutos Luottamusbarometrien aikaisempiin tuloksiin on hallitukseen kohdistuvan luottamuksen selkeä nousu. Luottamus hallitukseen kasvoi selvästi kuudessa maassa: Iso-Britanniassa (24 pistettä), Kanadassa (20 pistettä), Saksassa (19 pistettä) ja Etelä-Koreassa (16 pistettä).

”Historian suurimpiin lukeutuvan terveys- ja talouskriisin keskellä ihmiset odottavat hallitukseltaan johtajuutta ja toivoa”, Edelmanin toimitusjohtaja Richard Edelman sanoo. ”Rajoitustoimien nopeus ja laajuus, terveydenhuollon sankarillinen työ ja julkiselle sektorille suunnattujen tukien määrä ovat osoittaneet hallitusten kykenevän nopeisiin vaikuttaviin toimiin. Tämä on huomattava käännös hallituksille, jotka tavallisesti ovat luottamushierarkian pohjalla tai hyvin lähellä sitä.”


Lue koko tiedote Edelmanin sivuilta.

Edelmanilta luottamustutkimus pandemiaan liittyen

Edelmanilta luottamustutkimus pandemiaan liittyen

Luottamusaamu järjestettiin 3.3.2020 juuri Suomen koronavirusepidemian ehkäisytoimenpiteiden käyttöönoton alla. Luottamus on kaiken laadukkaan viestinnän päämäärä ja ihan erityisesti se on sitä nyt.

Auttaakseen yrityksiä kommunikoimaan tässä kriittisessä tilanteessa Pilgrimin affiliaattiemo Edelman teetti maaliskuun alussa kymmenen maata kattavan tutkimuksen Brasiliassa, Kanadassa, Ranskassa, Saksassa, Italiassa, Japanissa, Etelä-Afrikassa, Etelä-Koreassa, Isossa-Britanniassa ja Yhdysvalloissa. Tutkimuksen tulokset vahvistavat yritysten roolia luotettavan ja oikea-aikaisen tiedon lähteenä.

Koronaviruksen aikana alhainen luottamus hallitukseen ja tiedotusvälineisiin on noussut konkreettisesti esiin. Monet ovat jättäneet huomiotta kriittisen terveysohjeistuksen osittain siksi, että he epäilevät saatavilla olevan tiedon todenmukaisuutta tai koska he luottavat vääriin tietoihin. Samalla monet yritykset ovat lähteneet täyttämään tietotyhjiötä luotettavien lähteiden, kuten tutkijoiden ja terveysviranomaisten, julkistamalla tiedolla tietäen, että työntekijät odottavat tietoja koronaviruksesta myös työnantajiltaan.

Alla tiivistelmä tutkimuksen tärkeimmistä havainnoista:

Työnantajan viestintä koetaan uskottavaksi

Vuoden 2020 Edelman-luottamusbarometrin tuloksista selvisi, että hallituksella ja tiedotusvälineillä oli haasteita luottamuksessa jo ennen pandemiaa. Tutkimus osoitti, että ”työnantajani” oli luotetuin instituutio 18 pisteen erolla muihin yrityksiin ja kansalaisjärjestöihin, ja 27 pisteen erolla hallitukseen ja tiedotusvälineisiin. Tämä selittää uuden tutkimuksen löydöstä siitä, että työnantajan viestintä on uskottavin tietolähde koronaviruksestakin. 63 prosenttia sanoi uskovansa työnantajan kanavalta saatua tietoa yhden tai kahden altistumisen jälkeen, kun taas hallituksen verkkosivuilla olevaan tietoon luotti 58 prosenttia ja perinteisissä tiedotusvälineissä jaettuun tietoon vastaavasti 51 prosenttia.

Pääuutismedia luotettavin tietolähde

Suurimpiin uutistoimituksiin luotetaan melkein kaksi kertaa enemmän kuin maailmanlaajuisiin tai kansallisiin terveysjärjestöihin. Ystävät, perhe ja sosiaalinen media tietolähteinä pärjäävät luotettavuudessa huonosti, lukuun ottamatta kehittyviä markkinoita, kuten Etelä-Afrikkaa. Nuoret luottavat tasaisesti sosiaaliseen mediaan (54 prosenttia) ja valtamediaan (56 prosenttia), kun taas vanhemmat 55 vuotta täyttäneet ihmiset arvioivat valtamedian lähes kolme kertaa sosiaalista mediaa luotettavammaksi. Suuri osa vastanneista (74 prosenttia) kokee huolta viruksen leviämistä koskevista vääristä tiedoista ja valeuutisista.

Tutkijat ja lääkärit luotetuimpia asiantuntijoita

Luotettavimpia asiantuntijaviestijöitä koronavirusaiheessa ovat tutkijat ja lääkärit, samoin kuin terveysviranomaisten virkamiehet (pisteet vaihtelevat 68 prosentista 83 prosenttiin). Myös ”itsesi kaltaiseen ihmiseen” luotetaan (63 prosenttia). Hallituksen virkamiehet ja toimittajat ovat asteikon alareunassa, heihin luottaa alle 50 prosenttia vastanneista. ”Työnantajani” toimitusjohtajaan luottaa 54 prosenttia, eli toimitusjohtajat edustavat luottamuksen asteikolla vahvaa keskimaastoa. 85 prosenttia vastaajista sanoi haluavansa kuulla enemmän tutkijoilta ja vähemmän poliitikkoilta. Lähes 60 prosenttia vastaajista pelkää kriisiä liioiteltavan poliittisista syistä.

Lue lisää!

Yritykset ovat nyt niin toiminnassaan kuin viestinnässään aivan uuden tilanteen edessä.
Yritysten on täytettävä heikon luottamuksen luoma tyhjiö viestimällä proaktiivisesti luotettavin tiedon – tämä on sekä velvollisuus että mahdollisuus tiivistää luottamuksellisia suhteita kaikkiin sidosryhmiin.

On ensiarvoisen tärkeää, että kaikki tekemämme päätökset perustuvat tosiasioihin ja annamme työntekijöille mahdollisuuden tuntea olevansa osa laajaa yhteiskunnallista liikettä pandemian torjumiseksi. Se on kaikkien etu.

Mitä tahansa tehdäänkin, viestintää ei pidä lopettaa. Vuoropuhelussa sidosryhmien kanssa rakennetaan ratkaisuita vaikean tilanteen yli.

Pilgrimin asiantuntijat ovat käytettävissäsi normaaliin tapaan niin meilitse kuin puhelimitsekin ja sparrausta sekä suunnittelua varten Zoom-alustalla.

Pidetään pyörät pyörimässä ja rakennetaan luottamusta poikkeustilanteessakin!

Nina Alivirta, liiketoimintajohtaja & luottamusviestijä
Pilgrim, Edelman Affiliate
nina.alivirta@pilgrim.fi
p. 040 589 7752

Luo luottamusta: Pieni viestintäopas poikkeustilanteisiin

Luo luottamusta: Pieni viestintäopas poikkeustilanteisiin

Tärkein asia, mistä kaikki me viestinnän asiantuntijat voimme aina ja nyt erityisesti pitää huolta, on varmistaa, että päätökset perustuvat tosiasioihin – eivät fiktioon. Siitä, että liikkeellä on vain ja ainoastaan oikeaa, varmistettua tietoa.

Edelmanin Luottamusbarometrin
opit on hyvä ottaa viestinnän suunnittelussa, toteutuksessa ja johtamisessa käyttöön. Tutkimuksen mukaan ”työnantajani” on luotetuin instituutio ja ”toimitusjohtajani” odotetaan keskustelevan ajankohtaisista yhteiskunnallisista aiheista.

Alla seitsemän kohtaa, jotka huomioimalla yritykset ja yhteisöt ylläpitävät luottamusta viestinnän keinoin poikkeustilanteessa:

– Tee toimitusjohtajasta viimeistään nyt yrityksesi keulakuva, jonka tehtävä on käydä vuoropuhelua työntekijöiden ja kaikkien asiaankuuluvien sidosryhmien kanssa. Jos toimitusjohtaja vaikenee, yritys ei ansaitse luottamusta sisäisesti eikä ulkoisesti – varsinkaan poikkeustilanteessa.

– Perusta työntekijöiden ja sidosryhmien välille aktiivisesti päivitettävät viestinnän kanavat, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla ajankohtaisista muutoksista. Muista varmistaa tietojen oikeellisuus!

– Älä oleta, että kaikki seuraavat mediaa tai viranomaislähteitä samalla tavalla ja muista, että oman yrityksesi tilanteista voit kertoa vain sinä. Ole aktiivinen, älä anna huhuille elintilaa.

– Vastaa kysymyksiin heti

– Korjaa väärät tiedot heti

– Nimeä henkilö, johon työntekijät voivat olla yhteydessä, jos heillä on koronaviruksen ehkäisyyn työtilanteissa liittyviä kysymyksiä

– Muista työyhteisön turvallisuuden varmistaminen: jos työntekijät mieluummin työskentelevät etäyhteydessä tai eivät matkusta, tarjoa heille tämä mahdollisuus ja kommunikoi siitä avoimesti. Tämä tieto voi olla olennainen myös asiakkaillesikin.

Jos kaipaat apua, voit olla yhteydessä meihin!

Olli Ollila
toimitusjohtaja
olli.ollila(a)pilgrim.fi
p. 040 589 7754

Mitä yritys voi tehdä luottamuksen ansaitsemiseksi?

Mitä yritys voi tehdä luottamuksen ansaitsemiseksi?

Epävarmoina aikoina kuluttajien, yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien – eli meidän ihmisten – luottamus yrityksiin ja yhteisöihin voi olla koetuksella. Toimialasta riippuen haasteet vaihtelevat, mutta useimmat yritykset hyötyvät luottamuksen rakentamisesta tai vahvistamisesta jollain tapaa.

Pilgrim, Edelman Affiliate, on luottamusviestintään erikoistunut viestintä- ja sisältötoimisto. Olemme järjestäneet kansainvälisen Edelmanin Trust Barometerin ympärille vuosittaista Luottamusaamua jo vuodesta 2014 alkaen. 

Luottamusviestintä lyhyesti:

  • Luottamusviestinnän tavoitteena on kertoa niistä positiivisista ja tulevaisuuteen katsovista teoista, joita yrityksesi tekee tai on aina tehnyt, ja kasvattaa tätä kautta haluttujen kohderyhmien luottamusta toimintaan.
  • Luottamusviestintä kohtaa tilanteet suoraan. Epävarmuuden aikoina vahvistetaan sidsoryhmien luottamusta kertomalla heidän huolenaiheisiinsa liittyvistä kysymyksistä. Esim. koronaviruksen aikana on hyvä kertoa vaikkapa hygieniatyöstä.
  • Ole oman sanomasi valtias. Omilla kanavillasi saat kertoa juuri niistä asioista ja juuri niin perusteellisesti kuin tahdot. Viestin perille menemiseksi se kannattaa kuitenkin paketoida houkuttelevaksi käyttämällä monipuolisesti tekstiä, kuvia ja videoita. Muista journalistinen laatu ja objektiivisuus myös omissa sisällöissäsi, sillä kukaan ei usko kerskujaan.
  • Mediaviestintä ei ole viestinnän ainoa muoto. Se on järkevää joidenkin aiheiden kohdalla, mutta kaikki aiheet eivät mediaa kiinnosta tai sinne sovi.
  • Kriisiviestintä voi olla tarpeeseen etenkin, jos kaksi ensimmäistä kohtaa eivät ole onnistuneet.

Jos kaipaat apua luottamusta luovien sisältöjen tuottamiseen, mediaviestintään tai kriisiviestintään, niin ota yhteyttä ja räätälöimme toiveidesi mukaisen luottamusviestinnän ratkaisun!

Lisätiedot: Nina Alivirta, nina.alivirta(a)pilgrim.fi, p. 040 589 7752