Vuosikertomus ja vastuuraportti maistuvat sanoinakin hieman pölyisiltä. Sitä ne usein ovatkin: prosenttilukuja, tilastoja ja kunniakkaan kuuloista selostusta toimitusjohtajalta siitä, miten arvoista on pidetty kiinni.

Raportointi on monella alalla pakollista eikä siihen panosteta sen enempää kuin on ihan välttämätöntä. Vuosikertomusten ja vastuuraporttien sisällössä on kuitenkin monesti arvokkaita viestinnän timantteja, jotka kaipaavat vain hieman tomuttamista, jotta kiilto saadaan esiin. Näistä asioista kannattaa kertoa tavalla, joka herättää lukijan mielenkiinnon – onnistunut raportointi voi olla yksi luottamusviestinnän keino.

Miten raportoida kiinnostavasti?

Lähde liikkeelle luovasti. Raportin ei ole pakko olla omien verkkosivujen pimeimpään nurkkaan piilotettu pdf-nivaska, vaan se saa olla feature-artikkeleita, videoita, värikkäitä graafeja ja vaikka podcast-sarja. Nosta esiin oman yrityksesi toiminnan kannalta oleelliset tapahtumat ja luvut sekä niiden merkitys – unohda raportointi raportoinnin vuoksi.

Kysy itseltäsi: miksi? Pelkkien listojen tekeminen tai tilastojen esittäminen ei ole järkevää, jos lukijalle ei kerrota, miksi pidätte esitettyä tietoa tärkeänä. Kerro tiiviisti ja korosta kerrottujen asioiden merkitystä juuri teidän yrityksenne kannalta. Mieti myös, millä perusteilla valitset raportoitavia asioita – pitääkö kaiken vaikuttaa hattaraiselta vai kerrotaanko asioista rehellisesti ja avoimesti. Sattuiko raportointijaksolla jotakin ikävää? Mitä siitä seurasi, opittiinko jotain? Älä piilottele vastoinkäymisiä, vaan kerro, miten niistä mentiin tai aiotaan mennä eteenpäin.

Näe mittakaava. Asioiden merkitystä ei pidä paisutella verhoilemalla sisältöä hölynpölyyn. Ei siis näin: ”mullistava uunipohjainen innovaatiomme kiihdyttää kehitystä ja asettaa uudet standardit leivontaprosesseihin”, vaan näin: ”käytämme paistaessa nykyään höyryä, joten hiivaleivän kuori on aiempaa rapsakampi”. Kukaan ei tee jatkuvasti häikäiseviä keksintöjä ja uudista alaa. Se ei haittaa. Jos joka asian tarjoilee kuin kyseessä olisi maailman ihmeellisin asia, ei se hämmästyttävä innovaatiokaan tunnu enää miltään, kun sellaisen joskus saa aikaiseksi. Ei ole myöskään syytä jättää vaatimattomammaksi koettua kehitystä kertomatta – pitää vain muistaa liittää siihen merkitys: miksi muutos tehtiin ja mitä hyötyä siitä on. Pienilläkin ideoilla on väliä! Yrityksen koosta riippuen kerrottavaa voi tosin kertyä liikaakin, jos kaikki pienetkin sattumukset haluaa liittää mukaan. Sopiva mittakaava on haettava oman toimialan ja kokoluokan mukaan.

Näytä konkretiaa. Raportissa ei pidä jättää kerrontaa arvojen ylätasolle tyyliin: ”Työntekijöiden hyvinvointi on meille tärkeää”. Kerro, miten asia on konkreettisesti huomioitu toiminnassa ja millaisia tekoja hyvinvoinnin edistämiseksi on tehty: onko parhaasta kahvimerkistä järjestetty äänestys, kotitoimistoihin viety ergonomiset työtuolit tai kaikille tarjottu hammastarkastus? Kerro siitä, mielellään kuvien kera!

Ole ymmärrettävä. On taitolaji kirjoittaa monimutkaisista asioista niin, että jokainen ymmärtää. Sidosryhmäsi edustajat voivat olla monenlaisten yhteisöjen edustajia, eikä kannata luulla, että esimerkiksi kaikki yrityksesi ydinalaan kuuluvat termit ja säädökset ovat samalla tavalla kaikille tuttuja. Kaiken sisällön paras mittari on se, jaksoiko joku lukea, katsoa tai kuunnella sen, ja saiko vastaanottaja jotakin irti siitä. Hyvä sisältö aukeaa helposti, ja sen kuuluu vaatia ponnisteluja vain tekijältään, ei koskaan vastaanottajaltaan. Tämä on niin tärkeä asia, että sanon sen vielä kääntäen: asiantuntijuutta ja älykkyyttä ei osoiteta vaikeiden sanojen määrällä ja virkkeiden pituudella.

Jos kaipaat apua kiinnostavamman vuosikertomuksen ja vastuuraportin tekoon, ole yhteydessä Pilgrimin tekijöihin! 

Share This